В Австрии существуют различные правила и положения для документооборота и хранения важных документов. Эти правила касаются как предприятий, так и частных лиц, и служат для надлежащего хранения, защиты и подтверждения соответствующих документов. Ниже приведены основные правила и аспекты:
1. Законодательные основы
Основные законодательные основы для документооборота и хранения документов в Австрии включают:
- Коммерческий кодекс (UGB)
- Федеральный налоговый кодекс (BAO)
- Закон о подоходном налоге (EStG)
- Закон о налоге на добавленную стоимость (UStG)
2. Сроки хранения
Сроки хранения зависят от типа документов:
- Бухгалтерские документы: Бухгалтерские книги, инвентаризационные ведомости, балансы, годовые отчеты, отчеты о положении дел, бухгалтерские документы и аналогичные документы должны храниться в соответствии с UGB и BAO в течение семи лет.
- Налоговые документы: Налоговые документы, такие как налоговые декларации и уведомления, также должны храниться в течение семи лет.
- Документы по заработной плате: Документы по расчету заработной платы и налогу на заработную плату должны храниться в соответствии с BAO в течение семи лет.
- Документы по недвижимости: Документы, связанные с недвижимостью (например, договоры купли-продажи), должны храниться в течение 22 лет.
- Другие сроки: Существуют специфические сроки для определенных отраслей или типов документов. Например, документы по социальному страхованию могут иметь более длительные сроки хранения.
3. Электронные документы
- Электронное хранение: Электронные документы могут храниться при выполнении определенных условий, если обеспечивается их подлинность, целостность и читаемость. Это включает использование безопасных систем цифрового архивирования.
- Электронная подпись: Для многих электронных документов рекомендуется использование квалифицированной электронной подписи для обеспечения их юридической силы.
4. Защита данных и безопасность данных
- Общий регламент по защите данных (GDPR): Компании должны обеспечивать обработку и защиту персональных данных в соответствии с GDPR. Это также включает надлежащее уничтожение персональных данных после истечения срока хранения.
- Меры по безопасности данных: Должны быть приняты соответствующие технические и организационные меры для защиты данных от несанкционированного доступа, утраты или уничтожения.
5. Уничтожение документов
- После истечения срока хранения: Документы могут быть уничтожены после истечения законного срока хранения, если нет других законных причин для их более длительного хранения.
- Безопасное уничтожение: Уничтожение документов, особенно содержащих персональные данные, должно происходить безопасно и в соответствии с правилами защиты данных.
6. Особенности для определенных документов
- Контракты и юридические документы: Контракты и другие юридически важные документы следует хранить тщательно, часто дольше минимальных законных сроков, чтобы обеспечить долгосрочные юридические права.
- Медицинские карты: Для медицинских документов действуют особые правила в соответствии с Законом о больницах и курортных учреждениях (KAKuG), которые могут предусматривать более длительные сроки хранения.
Резюме
Правила документооборота и хранения важных документов в Австрии разнообразны и зависят от типа документов и правового контекста. Компании и частные лица должны соблюдать законные сроки хранения и принимать соответствующие меры для безопасного хранения и уничтожения документов. Особенно в цифровую эпоху важны требования к электронному хранению и защите данных.